Multitaskingu oczekuje się dzisiaj od pracowników niemal każdego szczebla. Informację taką często można znaleźć już na etapie przeglądania ofert pracy. W Internecie z kolei bez wysiłku można doszukać się rozbudowanych poradników na temat tego jak i gdzie umieścić multitasking w CV. Czy jednak umiejętność ta rzeczywiście poprawia wydajność pracy? Czy słusznie jest tak skrupulatnie poszukiwana przez pracodawców?
Co to jest multitasking?
Po polsku termin ten wyjaśnić można jako wielozadaniowość. Polega ona na robieniu wielu rzeczy jednocześnie np. odpisywaniu na maile, sporządzaniu raportu i prowadzeniu szkolenia. W założeniu ma to zwiększać produktywność i skracać czas wykonywania powierzonych zadań. Czy jednak to twierdzenie sprawdza się w rzeczywistości?
Na multitasking składa się:
- monitoring celów,
- przemieszczanie się między wymaganiami różnych zadań,
- ciągłe śledzenie bodźców z zewnątrz oraz
- zestawianie tych bodźców z wewnętrznymi reprezentacjami i dostosowywanie się do nich.
Wynika z tego, że do wielozadaniowości konieczna jest podzielność uwagi, czyli możliwość koncentracji na dwóch lub większej liczbie źródeł, co umożliwia jednoczesne wykonywanie kilku czynności. Z badań wynika, że nie jest możliwe wykonywanie dwóch różnych czynności w tym samym czasie bez ponoszenia kosztów.
Mit wielozadaniowości
Badania firmy konsultingowej McKinsey (Dean i Webb, 2011) wykazały, że multitasking niesie ze sobą następujące skutki:
- dłuższy czas wykonywanych zadań – różnica może dochodzić do 30% na niekorzyść osób, które wykonują jednocześnie kilka zadań w porównaniu z ludźmi wykonującymi zadania sekwencyjnie.
- większa liczba błędów – wielozadaniowcy popełniają 2 razy więcej błędów niż osoby pracujące nad nimi pojedynczo.
- niższa kreatywność – „przełączanie się” między zadaniami sprawia, że trudno jest wejść na poziom relaksacji niezbędnej do kreatywnego myślenia.
- wyższy poziom stresu, który niekorzystrznie wpływa na utrzymanie tak pożądanego przez wszystkich work life balance
Czy nasze mózgi są przystosowane do multitaskingu?
Daniel Kahneman, izraelsko-amerykański psycholog, w 1973 roku przedstawił teorię zasobów uwagi, według której w naszym systemie poznawczym trwa nieustanna walka równolegle zachodzących procesów o zasoby uwagi, a nadrzędny mechanizm selekcjonujący zachowuje się jak centralny dyspozytor energii, rozdzielając ją pomiędzy poszczególne procesy. Jeżeli jeden z procesów otrzyma większą ilość zasobów, tracą na tym pozostałe.
Co wpływa na to jak rozdzielone zostaną zasoby uwagi na poszczególne zadania?
- trudność zadania – zadania łatwe wymagają użycia niewielkich zasobów poznawczych, natomiast trudne – dużych zasobów
- poziom pobudzenia – przy wyższym poziomie pobudzenia dostępna jest większa ilość zasobów niż przy poziomie niskim; przejawy pobudzenia to np. szybki rytm pracy serca, rozszerzenie źrenic, itp.
- stany motywacyjne
- trwałe dyspozycje
- zdolność do trafnej oceny zapotrzebowania na zasoby umysłowe
Problem multitaskingu dotyczy nie tylko ludzi zatrudnionych w firmach i wykonujących polecenia przełożonych. W pułapkę wielozadaniowości przynajmniej raz wpadł każdy freelancer, nad którym wisiało widmo deadline’u. Jednakże po lekturze tego artykułu wiemy już, że multitasking nie do końca się sprawdza. Zdecydowanie lepszym pomysłem jest skupić się na jednym zadaniu, poświęcić mu maksimum dostępnych zasobów uwagi i wykonać je zdecydowanie szybciej niż zajęłoby to, gdybyśmy rozdrabniali się i co chwilę przerzucali uwagę pomiędzy zadaniami. Dopiero to skutecznie zwiększy naszą produktywność i wydajność pracy. Powodzenia!
