Na temat tego, jak być bardziej produktywnym, powstał już ogrom artykułów, filmów, konferencji i warsztatów. To tylko pokazuje jak ważnym aspektem naszej codziennej pracy jest produktywność. W końcu to sedno każdego naszego działania. No bo po co pracować, skoro nie widać żadnych efektów?
Podobno najbardziej produktywni jesteśmy tylko przez jakieś 3-4 godziny dziennie. Wydaje się niezbyt dużo, prawda? Więc jak najlepiej wykorzystać ten czas, by pod koniec dnia nie odczuwać wyrzutów sumienia z powodu niezrealizowanych zadań? Pogadajmy o produktywności.
Co to jest produktywność?
Produktywność to stosunek ilości wytworzonej pracy w określonym czasie względem wykorzystanych w tym celu zasobów. Mówiąc jaśniej: to na przykład liczba wykonanych przez nas zadań w naszym 8-godzinnym dniu pracy.
Produktywność – dlaczego jest tak ważna?
Celem każdego naszego działania jest efekt, który chcemy osiągnąć. Istotnym dla nas powinno być, by wykonywać swoje obowiązki sprawnie, w jak najkrótszym czasie i nie tracić niepotrzebnie energii na rzeczy, które nie przybliżają nas w żadnym stopniu do ich realizacji.
Produktywność to nie tylko korzyść dla naszego pracodawcy. To przede wszystkim ogromny pożytek dla nas. Bycie produktywnym działa na nas po prostu dobrze. Kto z nas nie lubi tego uczucia, gdy wszystkie zaplanowane zadania zostały właśnie wykonane, lista w kalendarzu jest całkowicie odfajkowana, a my nie zmagamy się z myślami, które cały czas przypominają o niedokończonych, odkładanych w nieskończoność sprawach?
Jak być bardziej produktywnym?
Łatwo się mówi! – możecie pomyśleć. No dobrze, to jak praktycznie zwiększyć swoją produktywność? Przecież samo czytanie na ten temat i rozumienie istoty produktywności to właściwie nic, ledwo początek drogi do bycia bardziej wydajnym. Z tego powodu omówimy tutaj kilka sposobów na zwiększenie produktywności, by łatwiej było nam wejść w tryb efektywnej pracy.
Planuj swoją pracę
To chyba naczelna zasada każdego rodzaju działania i podstawa produktywnego dnia. Planowanie pracy pozwala na uporządkowanie całego dnia czy tygodnia. Bardzo popularną i skuteczną metodą jest planowanie następnego dnia wieczorem przez wypisanie wszystkich zadań do zrobienia z uwzględnieniem czynności priorytetowych. Wyznaczmy te sprawy, które są najważniejsze i którymi trzeba zająć się na samym początku. O planowaniu pracy pisaliśmy również w artykule Jak oswoić deadline?
Nie ociągaj się
Gdy już wszystko sobie ładnie zaplanujemy i uzupełnimy nasz kalendarz, to warto później wszystko regularnie wykonywać. Odwlekanie wykonania pracy to jedna z najniebezpieczniejszych pułapek, w jaką możemy wpaść w ciągu dnia, gdy dopada nas niechęć do działania. Choć odkładanie rzeczy na później przynosi na początku ulgę, że można się nimi zająć później, to niestety tylko chwilowe uczucie. Ulga ta zniknie i ustąpi miejsca jeszcze większemu stresowi, gdy będziemy musieli w końcu zmierzyć się z zaległym zadaniem, na które zostawiliśmy sobie jeszcze mniej czasu.
Nie sprawdzaj maili z rana
To jest protip na to, by nie dokładać sobie nowych obowiązków z samego rana. Jeśli możemy, sprawdźmy skrzynkę mailową po południu, gdy chociaż część zadań zostanie już wykonana. Oszczędzi nam to nagłego napiętrzenia zadań i powiększającego się stresu.
Rozpraszacze
To chyba największa zmora, która zagraża naszej produktywności. Plotki z koleżanką, kawka, telefon i social media, zagracone biurko… To wszystko sprawia, że nasza uwaga zostaje rozproszona i ciężko nam się skupić na tym, co naprawdę ważne. Warto zacząć od posprzątania swojej przestrzeni do pracy, by nie zajmowały jej niepotrzebne bibeloty. Nasz wzrok i umysł nie będzie wtedy szukał innych punktów zaczepienia i skupi się na pracy. Telefon najlepiej wyłączyć, a już na pewno wyciszyć powiadomienia, które skutecznie odrywają nas od pracy.
Przerwy
Rozważnie planujmy swój czas. I pisząc „rozważnie” wcale nie mam na myśli kalendarza pękającego w szwach od kolejnych zadań. Aby dobrze i produktywnie pracować koniecznie musimy znaleźć czas na przerwę. A nawet kilka przerw. Dobrze w ten temat może nas wprowadzić zastosowanie metody zarządzania czasem Pomodoro. Ta technika polega na wybraniu sobie jakiegoś zadania do wykonania i realizowania go w blokach czasowych: 25 minut pracy/5 minut przerwy/25 minut pracy… Długość trwania bloków można odpowiednio modyfikować, wszystko dostosowując do własnych preferencji. Jeśli jesteście ciekawi tej metody to na blogu produktywnie.pl jest na jej temat świetny artykuł Technika Pomodoro – najprostsza metoda zarządzania czasem.
Aplikacje
Istnieje wiele aplikacji, które zostały stworzone, by pomóc nam lepiej zorganizować swój czas. Jedną z nich jest na przykład Stay focused, dzięki której możemy uniknąć bezmyślnego przeglądania stron i social mediów, przez blokowanie ich w określonych przez nas odstępach czasu. Możemy również ustawić dzienny limit korzystania z nich, co znacznie wpłynie na nasze skupienie i produktywność. Aplikacja pozwala również monitorować czas spędzony na stronach i w aplikacjach. Podobną możliwość daje na przykład aTimeLogger. Ta aplikacja pozwala nam mierzyć czas, jaki spędzamy na konkretnych czynnościach zarówno w pracy, jak i w domu. To daje dobrą perspektywę, by spojrzeć na swój dzień może bardziej krytycznym okiem, gdy okaże się, że tracimy naprawdę mnóstwo czasu na niepotrzebne rzeczy.
Czy produktywności da się nauczyć?
Tak! Produktywność to nic innego jak dobry nawyk. I warto nad nim pracować, by ułatwić sobie pracę i codzienne życie, dbając przy tym o swoje samopoczucie i zdrowie. Nie jest to praca dla wszystkich łatwa, ale wszystkim bardzo potrzebna, dlatego warto ciągle starać się zwiększać swoją produktywność w ciągu dnia.
Bądź dla siebie wyrozumiały
Na koniec tych wszystkich rozważań została jeszcze jedna, równie istotna wskazówka. Nie obwiniajmy się, gdy coś nie wyjdzie, gdy nadejdzie dzień, w którym nie będziemy mieć siły ruszyć palcem, gdy nie uda się zrealizować wszystkich zadań z listy. Czasami trzeba przyznać, że dzień nam po prostu nie sprzyja i (z dala od pochwały lenistwa) i musimy zwolnić tempo, pozwalając sobie naładować baterie do dalszego działania.
